قابلیت های سیستم
مقدمه
با توجه به افزايش روز به روز اطلاعات سازمان‌ها و نياز مبرم جهت مديريت اين حجم اطلاعات، سازمان به دنبال راه‌حلي براي يکپارچه‌سازي اطلاعات پخش شده بودند تا بتوان به سهولت به داده های لازم دسترسي پيدا نمود. پورتال محيطي يکپارچه براي کاربران ايجاد مي‌کند تا محتواي اطلاعات را براي مديريت، طبقه‌بندي و ارتباط با نرم‌افزارهاي کاربردي مورد استفاده را به آن بسپارند. همچنين پورتال به کاربران کمک مي‌کند که به طريق موثرتري با کتابخانه در ارتباط باشند. کاربران پورتال مي‌توانند اطلاعات خود را به اشتراک گذارند و با بقيه اعضاي تيم همکاري کنند تا اينکه به اهداف مورد نظر خود برسند.
به طور کلي، ايجاد پورتالهاي کتابخانه اي با تاکيد بر اهداف زير توسعه و پياده‌سازي ميشود:
- ايجاد مکاني مناسب جهت توليد و استخراج دانش.
- امکان ارتباط محققين و دانشجويان در يک محيط تعاملي در جهت توليد دانش.
- امکان ارائه خدمات کتابخانهاي به صورت مجتمع بدون محدوديت زماني و مکاني.
- تسهيل در دسترسي به اطلاعات و ارائه ساير خدمات مربوط به امور.
- اطلاع‌رساني در زمينه‌هاي مختلف
- ارائه خدمات گوناگون اطلاعاتي به‌صورت تخصصي در امور کتابخانه اي، با سرعت، دقت و نهايتاً کيفيت بالا.
- ايجاد ابزارهاي جستجوي ساده و پيشرفته اطلاعات، به‌صورت هوشمند.
- امکان شناسايي نيازمندي کاربران و ارائه خدمات و اطلاع رساني با توجه به علاقمندي هاي اشخاص.
- حرکت در مسير رسيدن به کتابخانه ديجيتال.
پورتال چيست؟
پورتال (Portal) و در معناي لغوي به معاني: باب، سر در، دروازه، مدخل، ايوان ميباشد. اين کلمه با توجه به کاربرد آن در علوم ميتواند معاني مختلفي پيدا کند، به عنوان مثال در علم معماري به معني درگاه ميباشد.
اما در دنياي گسترده اينترنت به همان معني اما با کمي تفاوت به کار برده ميشود. سايتي را پورتال مينامند، که بتواند اطلاعات و امکانات زيادي را در اختيار کاربر بگذارد و نيازهاي کاربر را برطرف کند. اين اطلاعات ممکن است شامل هر چيزي شوند به عنوان مثال خدمات کتابخانه اي، معرفي سايتهاي ديگر، اخبار، خدماتدهي از جمله ايميل، اطلاعات تازههاي نشر و غيره.
پورتال اصلي کتابخانه، محلي براي ارائه متمرکز اطلاعات و خدمات کتابخانه، کنترل مرکزي زيرسايت‌ها و در عين‌حال آرشيوي جهت دسترسي يکپارچه و مجتمع به اطلاعاتي از قبيل آرشيو مدارک و ساير مستندات است. قوانين اطلاع‌رساني و حوزه عملکرد کاربران و مسئولين پورتال‌ها و همچنين ارتباطات ميان آنها، از طريق پورتال مرکزي قابل تعريف و کنترل ميباشد.
پورتال کتابخانه اي چيست؟
پورتالهاي کتابخانه اي مجموعه هايي هستند که امکانات لازم براي تهيه، سازماندهي، دسترسي، جستجو، استخراج، تفسير، انتقال، نگهداري و انسجام منابع اطلاعاتي را فراهم ميآورند، به نحوي که اين منابع با وجود سطوح دسترسي به سادگي در دسترس باشند.
پورتال اطلاعاتي نقشي کليدي در توسعه کتابخانه دارد و از همه منابع کتابخانه اي به شکل چاپي، ميکرو (فيلم و غيره) و الکترونيکي (هم ديجيتالي خالص و هم برگردانده شده به شکل ديجيتالي) تشکيل شده است.
پورتال کتابخانه اي عنوان يک ابزار جديد خدمات کتابخانهاي عملا در تابستان 1388 مستقر شد. اين برنامه يکي از اجزاي کليدي استراتژي الکترونيکي کردن خدمات مرکز به حساب ميآيد. که به منظور ايجاد چهارچوب فکري و همچنين توسعه زيرساختهاي فني براي خدمات پيشرفته، امکان دسترسي پيوسته به مجموعه وسيع کتابخانه ها توليد شده است.به اين ترتيب، پورتال اطلاعاتي يک نقش اساسي در هماهنگي و تحرک در ديجيتالي کردن فعاليتها در کتابخانه ها و مراکز اسناد و آرشيو را خواهد داشت.
پورتال در نظر دارد، مجموعه مهمي از منابع ديجيتالي براي دسترسي پيوسته محلي و دوردست تهيه نمايد. توسعه مجموعه سنتي، تداوم بلند مدت و دسترسي هميشگي از اهداف اصلي اين نرمافزار به حساب ميآيند.
پرتال کتابخانه اي ، راهکار اطلاع رساني توسعه يافته کتابخانه‌ها وجود پورتال ميتواند بخش مهمي از مشکلاتي را که هم اکنون در نظام کتابخانه اي کشور وجود دارد، مرتفع نمايد. در اين قسمت بخشي از مشکلات فعلي و نقش پورتال در حل آنها به اجمال مرور خواهند شد.
اين مشکلات عبارتند از :
- عدم ارتباط دو سويه بين کتابخانه و کاربران کتابخانه.
- عدم دسترسي به خدمات کتابخانه در خارج از محدوده کتابخانه ها.
- عدم دسترسي به اطلاعات و خدمات قابل ارائه توسط کتابخانه ها براي افراد خارج از کتابخانه.
- وجود سرويس‌دهنده‌ها و مراکز و پايگاه هاي جانبي پراکنده و به تبع آن، نياز به دسترسي جداگانه به هريک از آنها از يک نقطه واحد.
- عدم وجود مرجعي متمرکز براي ارائه و استفاده از اطلاعات گردآوري شده.
- عدم وجود ابزارهايي براي تبادل ايمن و مطمئن اطلاعات، نظرات و ديدگاه‌ها پيرامون مسائل مختلف.
- عدم وجود مرجعي براي ارائه و نمايش دستاوردها و فعاليت‌هاي کتابخانه در زمينه‌هاي گوناگون.
- عدم شناخت از نيازهاي واقعي محققان و پژوهشگران و عدم سرويسدهي خصوصي به کاربران کتابخانه ها.
- عدم وجود مرجعي رسمي براي نمايش منابع ديجيتالي کتابخانه.
- عدم وجود محلي براي ذخيره سازي دانش کتابخانه.
وجود اين مشکلات ميتواند اثرات منفي در حوزه خدمات کتابخانه اي بوجود آورد که برخي از اين مشکلات عبارتند از:
- عدم دسترسي ذي نفعان و کاربران خارج از محدوه کتابخانه به اطلاعات و منابع مورد نياز.
- گسترش سيستم‌هاي نرم‌افزاري پراکنده و ايجاد جزاير گسسته اطلاعاتي و اطلاع‌رساني.
- دشواري برقراري ارتباط کاربران با کتابخانه ها و ثبت و بررسي نقطه نظرات و ديدگاه‌هاي آنها.
- نياز به آشنايي کاربران با برنامه‌هاي مختلف و متفاوت.
- برآورده نشدن نيازهاي کاربران.
- سردرگمي کاربران در زمينه جستجو در پايگاه هاي مختلف.
- عدم راهنمايي کاربران و صرف هزينه و زمان زياد براي سرويس دهي و اطلاع رساني و خدمات کتابخانه اي.
- ارائه اطلاعات غير مفيد به کاربران به دليل عدم شناخت آنها.
امروزه توسعه پورتال هاي کتابخانه اي در سراسر جهان، باعث توسعه خدمات کتابخانه و افزايش رضايت کاربران شده است.
برخي از اين دستاوردها عبارتند از:
- مديريت يکپارچه مراکز و پايگاه هاي جانبي با روش استقرارهاي متعددي چون متمرکز، نيمه متمرکز و غير متمرکز دارند.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان نقطه مشترک اطلاع‌رساني به کاربران.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان ابزاري براي تقويت سطح کيفي خدمات کتابخانه.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان ابزاري براي توسعه ارتباط با کاربران، با هدف ايجاد محيطي براي جلب نظرات و آراي عمومي در خصوص مسائل مختلف.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان بستري براي تجميع، استفاده بهينه و سريع تمامي کاربران و ذينفعان از کليه داده‌ها، اطلاعات و دانش موجود.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان ابزار تصميم‌گيري مديران ارشد.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان ابزاري مناسب‌سازي شده با سلايق و نيازهاي کاربران براي استفاده راحت و آسان آنها از داده‌ها و اطلاعات.
- توسعه پورتال کتابخانهاي به عنوان ابزاري براي دسترسي به دانش کتابخانه.